Datenschutzhinweise für das SWM Jobportal

Der Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die SWM ein wichtiges Anliegen. Die SWM verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Datenschutzgesetze. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen informieren die SWM Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem SWM Jobportal. Daneben erfahren Sie in den nachfolgenden Datenschutzhinweisen, welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben.

Die Hinweise zum allgemeinen Datenschutz für Webseiten der SWM (insbesondere zum Einsatz von Cookies) und weitere Datenschutzhinweise der SWM finden Sie unter https://www.swm.de/privatkunden/info/datenschutz.html.

"Personenbezogene Daten" meint alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für Ihre Daten ist das Unternehmen der SWM, das die Stelle, auf die sie sich bewerben, ausgeschrieben hat. Bei allgemeinen Fragen und Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an den Ansprechpartner Personal, der in der Stellenanzeige auf die Sie sich bewerben, angegeben ist.

Den konzernweiten Datenschutzbeauftragten der SWM erreichen Sie unter:
Stadtwerke München
Datenschutzbeauftragter
Emmy-Noether-Straße 2
80992 München
E-Mail: datenschutz@swm.de

2. Informatorischer Besuch des SWM Jobportals

Bei der bloß informatorischen Nutzung des SMW Jobportals, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Um sich lediglich über offene Stellen zu informieren, müssen Sie keinerlei darüber hinausgehende personenbezogene Daten angeben.

Wenn Sie auf das SWM Jobportal zugreifen, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
  • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
  • jeweils übertragene Datenmenge
  • Website, von der die Anforderung kommt
  • Browser
  • Betriebssystem und dessen Oberfläche
  • Sprache und Version der Browsersoftware.

Bitte beachten Sie insoweit auch die Hinweise zum allgemeinen Datenschutz für Webseiten der SWM und insbesondere zum Einsatz von Cookies unter https://www.swm.de/privatkunden/info/datenschutz.html.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f DSGVO.

3. Bewerbung über das SWM Jobportal

3.1 Registrierung

Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben möchten, klicken Sie auf den Button „Jetzt bewerben“ in der Stellenanzeige. Anschließend müssen Sie sich mit einem Benutzerkonto registrieren, für das Sie einen Benutzernamen und ein Passwort festlegen müssen. Weitere Pflichtfelder, die notwendig sind, sind Ihr Vor- und Nachname sowie Ihre E-Mail-Adresse (Registrierungsdaten). Mit Hilfe dieser Registrierungsdaten können Sie sich dann zukünftig im SWM Jobportal anmelden, sich auf weitere Stellen bewerben, Ihre Bewerbungen verwalten oder sich per E-Mail über neue Stellenangebote informieren lassen.

Nach Eingabe Ihrer Registrierungsdaten bestätigen Sie über die Setzung eines Häkchens, dass Sie diese Datenschutzhinweise, zur Kenntnis genommen haben. Ohne diese Bestätigung kann der Registrierungs-/Bewerbungsprozess nicht fortgesetzt werden. Alle Eingaben im SWM Jobportal sind freiwillig, außer die Felder sind mit einem „*“ als verpflichtende Angaben für das jeweilige Bewerbungsverfahren gekennzeichnet.

Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG und/oder Art. 6 Abs. 1 b DSGVO und/oder Art. 6 Abs. 1 c DSGVO und/oder Art. 6 Abs. 1 f DSGVO.

3.2 Bewerbung

Nach der Registrierung können Sie ergänzende Daten zu Ihrer Person einzustellen, wie bspw. Ihre Adresse, Ihr Geburtsdatum, akademische Titel, Weblinks zu Online-Profilen oder telefonische Rufnummern. Hier können Sie auch Informationen zu Ihrer Ausbildung und Ihren Qualifikationen Dokumente sowie Dokumente, wie etwa Lebensläufe und die dazugehörigen Anlagen erfassen (insgesamt „Bewerbungsdaten“).

Nachdem Sie die Daten für Ihre Bewerbung vervollständigt haben und den Button „Abschließen“ anklicken, wird diese an dasjenige Unternehmen der SWM weitergeleitet, das die Stelle ausgeschrieben hat. Ein Hinweistext und eine an Ihre E-Mail-Adresse verschickte Nachricht bestätigen die erfolgreiche Versendung Ihrer Bewerbung.

Unter „Bewerbungen“ in Ihrem Benutzerkonto können Sie Ihre aktiven Bewerbungen einsehen. Hier können Sie auch Ihre Bewerbung zurückziehen bzw. schließen. Auf Ihre Profil- und Bewerbungsdaten hat im voreingestellten Standardmodus nur die Personalabteilung und die Fachabteilung des ausschreibenden Unternehmens Zugriff. Diese Zugriffsmöglichkeit bleibt auch nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bestehen und endet, wenn Sie Ihr Benutzerkonto auflösen.

Ihre Profil- und Bewerbungsdaten werden für das Auswahlverfahren im Rahmen der zu besetzenden Stelle verwendet. Wenn ein Auswahlverfahren zu einer Einstellung führt, verwenden wir Ihre Bewerbungsdaten darüber hinaus für Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses und insbesondere die Erstellung eines entsprechenden Arbeitsvertrags.

Die Europäische Union hat zur Terrorismusbekämpfung EU-Verordnungen erlassen, die Finanzembargos gegen Personen beinhalten. Unter Terrorverdacht stehenden Personen, die auf den Verordnungen beigefügten Sanktionslisten stehen, dürfen weder direkt noch indirekt Geldern (z.B. Entgelt, Fahrtkostenersatz) oder andere Vermögenswerten und wirtschaftlichen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Zur Vermeidung von Verstößen gegen die EU-Verordnungen sowie damit verbundener etwaiger Bußgelder und Strafen, müssen wir im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses sicherzustellen, dass wir keinen auf Sanktionslisten stehenden Personen wirtschaftliche Güter wie Entgelte und andere Vermögenswerte bereitstellen. Daher werden wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Ihren Namen und Vornamen mit der aktuellen konsolidierten Sanktionsliste European Union (EEAS) – Common Foreign & Security Policy (CFSP) abgleichen.

Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG und/oder Art. 6 Abs. 1 b DSGVO und/oder Art. 6 Abs. 1 c DSGVO und/oder Art. 6 Abs. 1 f DSGVO.

3.3 Kandidatenpool

Im Kandidatenprofil können Sie über einen Button ihre Einwilligung erklären, dass SWM Recruiter gesellschaftsübergreifend Ihre Daten sowie die von Ihnen hochgeladenen Dokumente, wie bspw. Ihren Lebenslauf, im Kandidatenpool, einsehen können. In diesem Fall können Ihre Bewerbungsdaten auch für passende Stellen bei anderen Unternehmen der SWM berücksichtigt werden. Die Aufnahme in den Kandidatenpool ist freiwillig und kann jederzeit wieder ausgeschaltet werden. Im Standardmodus ist diese Funktion deaktiviert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 a DSGVO.

4. Datenquellen

Für Ihre Bewerbung im SWM Jobportal verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir darin von Ihnen erhalten. Für den Fall, dass wir – soweit gesetzlich zulässig – darüber hinaus Daten bei Dritte erheben, werden wir Sie entsprechend den gesetzlichen Vorgaben informieren.

5. Erforderliche Bereitstellung

Die Bereitstellung der oben genannten Daten ist – soweit nicht ausdrücklich abweichend mitgeteilt – für die Durchführung des jeweiligen Bewerbungsverfahrens erforderlich.

6. Empfänger von Daten

Innerhalb der SWM erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf ihre Daten, die diese für die unter Ziffer 3 beschriebenen Zwecke brauchen. Soweit gesetzlich zulässig (etwa im Rahmen einer Auftragsverarbeitung) geben wir personenbezogene Daten an andere Unternehmensteile aus dem SWM Konzern und externe Dienstleister der folgenden Kategorien weiter:

  • Personal(auswahl)services
  • IT-Dienstleistungen

7. Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Wir nutzen für bestimmte Aufgaben (IT-)Dienstleister, die ebenfalls (IT-)Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentrumssitz in einem Drittland (außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums) haben können.

Für eine solche Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem Drittland muss die Übermittlung grundsätzlich zulässig sein, weil ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand besteht oder Sie in die Übermittlung ausdrücklich eingewilligt haben und die besonderen Voraussetzungen für eine Übermittlung in ein Drittland vorliegen. Das bedeutet insbesondere, dass die Europäische Kommission entschieden hat, dass in dem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO) oder geeignete Garantien (z.B. durch sog. EU-Standardvertragsklauseln, die von der Europäische Kommission oder der Aufsichtsbehörde vorgegeben werden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe vorgesehen sind.

8. Speicherdauer

Bei der Speicherung und Löschung von Daten unterscheiden wir zwischen Bewerbung(en) und Ihrem Benutzerkonto. Da einem Benutzerkonto mehrere Bewerbungen zugeordnet sein können, werden je nach Bearbeitungsstatus und definierter Frist zunächst die Bewerbung(en) gelöscht bevor letztendlich das komplette Benutzerkonto gelöscht werden kann.

Bewerbungen werden 180 Tage nach Aktivierung des Status „abgelehnt“, „zurückgezogen“ oder „einzustellen“ automatisch gelöscht.

Bewerbungen im Status „im Entwurf“ werden nach 180 Tage automatisch gelöscht. Bewerbungen, die mit dem Status „in Bearbeitung“ gekennzeichnet sind, werden nicht gelöscht. Ihr Benutzerkonto bleibt bestehen, solange sich noch mindestens eine Bewerbung im Status „in Bearbeitung“ befindet. Um nicht unnötig Daten über inaktive Nutzer zu speichern, löschen wir Ihr Benutzerkonto endgültig und unwiederbringlich, wenn Sie sich über einem Zeitraum von 180 Tagen nicht mehr unter Ihrem Benutzerkonto angemeldet haben. Sie erhalten vorab eine automatische E-Mail-Benachrichtigung. Wenn Sie sich auf diese Nachricht hin innerhalb von weiteren 14 Tagen in Ihr Benutzerkonto einloggen, beginnt die Frist von 180 Tagen erneut.

Im Übrigen löschen wir Ihr Benutzerkonto, wenn Sie dies durch Anklicken des Buttons "Registrierung löschen" veranlassen (Menü "Kandidatenprofil löschen"). Mit Löschung des Benutzerkontos werden alle Registrierungs- und Profildaten sowie alle hochgeladenen Dokumente gelöscht. Zu Nachweiszwecken und um auf Beschwerden einzugehen, erfolgt die endgültige und unwiederbringliche Löschung erst nach 180 Tagen. Während dieser Frist ist Ihr Benutzerkonto gesperrt und weder für Mitarbeiter aus dem Personalwesen noch für Sie selbst über das Bewerbungsportal zugänglich.

9. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, von uns jederzeit über die zu Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten Auskunft zu verlangen, Art. 15 DSGVO. Dies betrifft auch die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die diese Daten weitergegeben werden und den Zweck der Speicherung. Zudem haben Sie das Recht, unter den Voraussetzungen des Art. 16 DSGVO die Berichtigung und/oder unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO die Löschung und/oder unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Ferner können Sie unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO jederzeit eine Datenübertragung verlangen.

Sie haben das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, wenn die in Art. 21 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, Art. 77 DSGVO.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018 erteilt wurden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft gilt.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO. Sollten wir in Einzelfällen diese Verfahren einsetzen, werden wir Sie hierüber im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist.

Stand: Januar 2019